Incidencias laborales: tipos y cómo registrarlas
Las incidencias laborales son situaciones que interfieren en la operación normal de una empresa. Existen varios tipos de incidencias y hay un proceso a seguir para registrarlas, con el objetivo de armar reportes para validarlos, hacer un cálculo de nómina correcto e incluso garantizar que los derechos de los colaboradores se están cumpliendo cabalmente.
Tipos de incidencias laborales
Existen dos tipos de incidencias laborales:
Incidencias laborales imprevistas
Se refiere a situaciones inesperadas que afectan las actividades diarias de la empresa; por lo general, requieren de una respuesta rápida. Algunos ejemplos de incidencias laborales imprevistas son:
Ausencias: retardos o retrasos no informados, faltas injustificadas y permisos no autorizados.
Faltas de registro: cuando el sistema de asistencia laboral falla durante el registro correcto de entrada o salida del personal, o el empleado olvida registrar su ingreso o salida a las instalaciones.
Accidentes de trabajo: lesiones sufridas en el lugar de trabajo, o accidentes durante el trayecto del hogar al trabajo o viceversa.
Incapacidades: enfermedades o accidentes que impiden al empleado realizar sus funciones.
Conflictos laborales: desacuerdos entre empleados o entre colaboradores y empleadores.
Fallas del equipo de trabajo: problemas en el funcionamiento de la maquinaria, equipos o herramientas esenciales para realizar las labores diarias.
Incidencias laborales previstas
Son eventos que la empresa puede anticipar; además, cuenta con los procedimientos correspondientes para planificar las incidencias laborales previstas. Por ejemplo:
Vacaciones: periodos de descanso autorizados por la empresa para el trabajador.
Licencias: permisos para ausentarse, como la licencia por maternidad y lactancia, citas médicas programadas, etc.
Horas extra: las horas de trabajo adicionales a la jornada laboral del empleado estimadas por la empresa.
Capacitación: los cursos y eventos autorizados por la empresa para el trabajador.
Cambios en la jornada laboral: cualquier modificación en los horarios de trabajo, como cambios de turno.
Cómo registrar una incidencia laboral
Para registrar una incidencia laboral es importante recopilar la información necesaria para comprender la situación y buscar medidas preventivas. Se pueden hacer reportes manuales con plantillas preestablecidas para facilitar el registro de las incidencias laborales; o utilizar software de gestión, que son programas que permiten automatizar el registro de las incidencias. Incluso, generan reportes automáticos para facilitar el análisis de las medidas necesarias.
En cualquier caso, hay elementos importantes que se deben recopilar:
Información de la empresa: nombre y datos generales.
Datos de la incidencia: fecha, hora y lugar.
Tipo de incidencia: especificar si fue un accidente, falta por enfermedad, accidente, conflicto, etc.
Descripción: detalles sobre lo que pasó, incluyendo información proporcionada por la persona involucrada o testigos, según sea el caso.
Participantes: nombre o nombres completos de las personas involucradas, incluyendo cargo o posición dentro de la empresa.
Causas: situación o situaciones que desencadenaron la incidencia.
Medidas: acciones tomadas en el momento y a futuro para solucionar e incluso prevenir incidencias similares en el futuro.
Testigos: nombres de las personas que presenciaron el hecho, en caso de que la incidencia lo requiera.
Registrar las incidencias laborales no solo sirve para garantizar el cálculo de nómina de forma correcta, sino también para garantizar el cumplimiento de la ley laboral, al mismo tiempo en que se toman medidas para mejorar la productividad y el ambiente laboral.
