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La reforma a la ley antilavado obligará a todos a reforzar los controles en la carga de la información requerida por las autoridades, para lo cual las herramientas tecnológicas pueden ser efectivas para un mapeo del cumplimiento en tiempo y forma, aseguró la firma de asesoría Baker Tilly.
“Ayuda en la forma en que se pueda documentar todos los expedientes que en algún momento requiera la autoridad, con información disponible que es algo que más cuesta para todos los procesos que eso implica”, dijo la gerente de legal, Sofía Cardona Navarro durante el seminario "Cambios legislativos en materia de Prevención de Lavado de Dinero: Obligaciones, riesgos y oportunidades a considerar”.
Hay plataformas que revolucionan el proceso de debida diligencia que permiten ir “mapeando” el cumplimiento de las obligaciones, con el establecimiento de alertas y recordatorios, ponderó.
Explicó que para identificar y recabar la información del cliente y usuario, antes era un mero trámite o una declaración bastante sencilla sobre si se reconocía al beneficiario o controlador.
Pero ahora con la reforma, acotó, se establece que si bien esta obligación se mantiene para personas físicas con carácter de cliente o usuario, ahora para las morales o sociedades prácticamente se tiene asumido el conocimiento del beneficiario controlador.
“No sólo se va a requerir esa declaración de que se conoce al beneficiario, además, va a tener que aportar los documentos que lo identifiquen”, destacó.
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Sofía Cardona enfatizó que es uno de los cambios más interesantes porque implica una mayor carga, no solamente con el tema del cumplimiento, sino lo relacionado con los datos personales y los esfuerzos que se van a tener que realizar al interior de cada empresa para identificar a estos beneficiarios controladores previo a la ejecución de cualquier operación que pueda identificarse como una actividad vulnerable.
Otro punto que mencionó es que en la reforma se hace referencia específicamente a sociedades mercantiles por ahora.
Sin embargo, indicó que en el artículo el 33 Quáter se establece que se van a buscar los esfuerzos necesarios para que todas las entidades federativas en algún momento modifiquen los registros que se tengan que realizar para que esta obligación pueda extenderse a las sociedades y asociaciones civiles; tendrá mayor incidencia en cualquier entidad.
“Por el momento podemos considerar que están contempladas las sociedades mercantiles, pero eventualmente se espera que esta obligación tenga mayor incidencia en prácticamente cualquier entidad que exista en nuestro país”, anticipó.
De ahí que la abogada consideró importante irse preparando para enfrentar esta carga de trabajo.
“Vale la pena ir mapeando estos procesos que no son nada sencillos que implican información sensible para identificar a la persona que se encuentra en la cima de la cadena de titularidad y que nos permite conocer quién es el beneficiario o quién es el que ejerce el control efectivo de estos clientes o usuarios”, consideró.
Además porque otra de las particularidades que se añadió es que se va a buscar cargar esta información en un registro de la secretaría de Economía, subrayó.
También porque una de las obligaciones, cuando se haga una transmisión de dominio o constitución de derechos de cualquier naturaleza sobre los títulos, ya sea acciones o certificados de partes sociales de estas sociedades mercantiles, tendrán que presentar un aviso respecto de la inscripción del libro de la sociedad en ese sistema electrónico de la secretaría de Economía.
Expertos ofrecen soluciones legales
Dentro de ese contexto mencionó que Baker Tilly desarrolló junto con sus socios estratégicos, el hub de soluciones legales llamado DocuMeta, el cual permite hacer una identificación, documentación de diversos procesos desde su inicio, la creación de un documento, la negociación entre las partes, su firma hasta el seguimiento puntual y generación del expediente.
Lo anterior cobra relevancia, comentó, porque a partir de ahora la fecha para acreditar cuando efectivamente se celebró una operación vulnerable se tendrá que consignar ese dato, lo que antes de la reforma se conseguía a través de fedatarios públicos.
“Ahora con los avances tecnológicos y la legislación permite estampar sellos de tiempo”, aseguró.
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En ese sentido, aseguró que DocuMeta es una solución electrónica para cargar esos documentos o cuestionarios y declaraciones para personas físicas, y también el estampado de sellos de tiempo.
“No solamente permite tener mayor certeza cuándo se realizó una actividad en específico, cuándo se firmó el contrato o se entregaron ciertos documentos, sino que además, en caso de una revisión o verificación, tendremos expedientes más robustos en vez de pensar en cómo acreditar que sucedió en la fecha mencionada”, afirmó.
Se puede documentar en línea con la materialidad estas operaciones, aseveró, y para el beneficiario controlador que es una gestión interna impresionante que requiere autorizaciones cuando se habla de grupos que tienen diversas filiales o estructura compleja en diversos países.
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