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Las redes sociales pueden ser una herramienta de mejora o un elemento generador de conflicto en los negocios. Son un arma de doble filo a la que hoy se enfrentan las empresas de todos los tamaños. No sólo por la manera en la que el propio negocio puede usarlas, sino también en la forma en la que sus empleados puedan hacer uso de ellas.
En sí, el uso de las redes sociales en el trabajo por parte de los empleados está transformando el mundo laboral y ya hay algunas empresas que están sacando provecho de la conectividad de los social media para mejorar la productividad, innovación, colaboración, reputación e implicación de los empleados, señala el estudio Redes sociales y empresa. Cómo aprovechar el poder de los social media, realizado por ManpowerGroup.
Las redes sociales tienen mucho potencial benéfico para las empresas, pero, ¿cómo realmente aprovecharlo? “La atención de estos esfuerzos [de los líderes de las empresas] no debería centrarse en intentar controlar la conducta de los empleados respecto a las redes sociales, sino en canalizar ese uso en una dirección que beneficie a empresas y a empleados por igual”, explica el análisis.
No se trata de prohibiciones, sino de establecer una política que vaya orientada a mejorar el desempeño de los trabajadores. Porque las prohibiciones no funcionan.
“Lo que una empresa puede hacer para restringir por la fuerza el uso de Facebook es poco. Aunque se corte el acceso por completo, los empleados pueden seguir usando sus teléfonos inteligentes para conectarse a estas redes”, sentencia ManpowerGroup. Hay que tener claro que los trabajadores usarán redes sociales a pesar de que su empresa tenga o no una política para ello, según encontró un estudio del Pew Research Center, tanto para propósitos laborales o no.
La idea es desarrollar e imponer directrices formales sobre el uso y abuso de las redes sociales, pero siempre con una canalización de su uso hacia una dirección positiva y creativa que pueda beneficiar tanto a las organizaciones como a sus colaboradores, sostiene ManpowerGroup. Al final, es buscar el beneficio tanto para la empresa como para los empleados.
“Se trata de que cada compañía establezca de una manera productiva quién puede ver qué por cuestiones de trabajo. Se trata incluso de darle a los colaboradores ciertos horarios para que revisen sus redes y se den un descanso. Esto les da un confort”, explica Claudia Minero, directora de canales de Saint Technologies, una empresa dedicada al filtrado de contenidos de internet.
Si se hace bien, tener una política de uso de redes sociales puede traer beneficios para ambas partes. Por desgracia, no muchas empresas la tienen todavía. 75% de los empleados asegura que en sus compañías no tienen una política formal sobre el uso de redes sociales en el trabajo, de acuerdo con ManpowerGroup.
Según otro estudio de la misma consultora, de la más de 34 mil organizaciones encuestadas globalmente, sólo 20% aseguró tener una política formal para el uso de estas herramientas.
No tenerla cuesta
Un ejemplo de daño económico: A una organización de 25 empleados, el no tener una política de redes sociales le cuesta 2 mil 39 pesos diarios, de acuerdo con cálculos de Saint Technologies, ya que los colaboradores pasan en promedio 84 minutos de ocio en estas plataformas. Al mes, costaría 44 mil 861 pesos. ¿En quién recae la responsabilidad de implementar esta política dentro de las organizaciones? Cuando son medianas o grandes, en el departamento de recursos humanos. Hoy, más bien las empresas están dejando que el tema tome su cauce solo —el que 75% asegure que sus empresas no tiene una [política] sugiere que una “amplia mayoría” está adoptando la postura de “a ver qué sucede”, en vez de tomar acciones, sostiene ManpowerGroup—, sin embargo, no importa el tamaño de la empresa; ésta tiene que establecer lineamientos claros en este sentido.
No tener una política, además de costarle dinero a la empresa puede traerle otros daños, entre éstos la exposición a riesgos informáticos.
“Los empleados pueden no estar conscientes de que sus acciones en línea pueden comprometer la seguridad organizacional. Visitar algunos sitios durante el trabajo puede exponer las redes de la empresa a malware, el cual está diseñado para tomar el control de la computadora y puede ayudar a los hackers a robar identidades e información”, alerta un texto al respecto de la Society for Human Resource Management de Estados Unidos.
Otro de los riesgos es que, al navegar en estos sitios, los empleados den a conocer información personal o de la empresa, comprometiendo la seguridad de ambas partes.
Qué publicar (y qué no)
Esta política de redes sociales debe ser integral. Debe incluir también qué publicar y qué no sobre la empresa, porque su reputación puede verse afectada en el camino.
“Desde que las redes sociales empezaron a dominar la red, todo lo que posteas es potencialmente permanente. Si lo que posteas se vuelve viral, tú y tu compañía pueden convertirse inmediatamente en una celebridad… o en una infamia”, señala ReputationDefender, una empresa que se dedica a desarrollar soluciones al respecto.
En este sentido, uno de los inconvenientes al establecer una política, es que las redes sociales han borrado la línea entre lo personal y lo profesional, señala la consultora, lo que hace que este tipo de lineamientos se expandan más allá del lugar de trabajo.
“Es importante enfatizar en qué es lo que pueden hacer tus empleados y qué no. Debe ser más una guía informal acerca de etiqueta y comportamiento, más que un código impuesto y prohibitivo”, asegura.
Pero lo importante es establecer estos lineamientos claros. La recomendación es que se haga por escrito, y que en ésta se defina muy bien los usos personales y profesionales de cada red social, así como la definición de los roles de cada empleado en ambas esferas, tanto la profesional como la personal.
Al final, los empleados son responsables de lo que publican, pero siempre deben proteger la reputación y la información confidencial de la empresa, recomienda ReputationDefender.
La realidad es que los trabajadores piensan que usar redes sociales en sus trabajos beneficia su desempeño, al menos esto arroja el estudio Social media and the workplace, del Pew Research Center, el cual sostiene que 56% dice que las redes sociales han servido para mejorar su trabajo. Sin embargo, estos mismos trabajadores que usan estas plataformas para propósitos laborales, también coinciden (56%) en que las redes sociales los distraen del trabajo que tienen que hacer.
Conforme la tecnología avanza, las empresas comenzarán a darse cuenta de la necesidad de este tipo de políticas.
Aunque tu empresa sea flexible, es necesario dejar claro para todos qué rol juegan las redes sociales en la vida profesional y personal de los empleados, recomienda ReputationDefender.
