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Muchas empresas deciden quedarse pequeñas con tal de no ser formales, porque esto forzosamente representa pagar impuestos. La informalidad es un lastre para la economía —porque hace que no crezca lo suficiente— que se refleja en las Pymes como una barrera para el crecimiento, ya que no les permite obtener financiamiento, ni acceder a recursos públicos, ni ofrecer empleos de calidad.
Fundación Idea documenta en un estudio sobre las Pymes mexicanas la dificultad que representa para los empresarios el pagar impuestos, debido a que ellos aseguran, la forma de pagarlos no es fácil, requiere muchos trámites y en muchos casos, representa un costo que, sobre todo las mipymes (micro, pequeñas y medianas empresas) no pueden asumir.
Los taches pueden ser muchos —es una realidad que los tributos muchas veces no se ven reflejados en mejores servicios ni en mejores condiciones— pero el camino de la formalidad es el único que puede hacer crecer y funcionar mejor a una empresa.
Por desgracia, los propios emprendedores no lo saben o no están educados para manejar su propio negocio. De acuerdo con la Comisión Nacional para la Protección y Defensa de los Usuarios de Servicios Financieros (Condusef), sólo dos de cada 10 están capacitados para ello.
Como parte de esta educación, es necesario conocer algunos aspectos legales básicos para no quedar desprotegido ante distintas situaciones propias del emprendimiento.
Empieza derecho
Es muy común que las empresas inicien sin un documento oficial que las formalice. En nuestro país la informalidad es un problema para la economía —la Organización Internacional del Trabajo calcula que 60% de las empresas en México operan desde la informalidad— porque ésta no permite que las pymes crezcan ni que ofrezcan empleos de calidad.
Por supuesto, lo mejor es comenzar apegado a la legalidad y si tienes socios, hacer un acta constitutiva, que es la base legal en la que se cimienta una empresa y que la constituye como una sociedad. La Ley de Sociedades Mercantiles reconoce siete tipo de sociedades. En el caso de que no tengas socios tendrás que constituirte como persona física con actividad empresarial. La recomendación siempre es sea cual sea tu caso, lo hagas desde la formalidad.
Para la elaboración de esta acta constitutiva es necesario un abogado —el cual te diseña exactamente la estructura que necesitas— y un notario. La reforma a la Ley de Sociedades Mercantiles realizada en marzo pasado da vida a una figura denominada Sociedades por Acciones Simplificadas la cual permitirá la creación y el registro de una sociedad en un solo día y sin costo para los emprendedores. Si lo haces por esta vía asegúrate de que la sociedad bajo la cual registres tu negocio sea la correcta.
Reglas claras desde un inicio
En el caso de que tengas socios, es muy importante que desde un inicio establezcan los lineamientos a seguir. Y esto se hace precisamente a través de un acta constitutiva.
Esta ley reconoce siete tipos de sociedades: en nombre colectivo; en comandita simple; de responsabilidad limitada; anónima; en comandita por acciones; cooperativa y por acciones simplificada. ¿Cuál escoger? Depende del giro de la compañía. “Yo conozco a Juanito y no hay ningún problema, pero eso aumenta los riesgos que se están corriendo por no formalizar”, dice Alejandro Basave, director general de Komenko, innovador despacho jurídico que ofrece servicios de este tipo a través de una tienda en línea.
Las amistades pueden romperse por cuestiones de negocios y en general, el no formalizar una empresa puede dificultar su crecimiento y la atracción de proveedores.
Por separado
Los negocios y lo personal deben ir por separado. 43% de las empresas fracasan en México por una mala administración, de acuerdo con estudios de la Condusef.
“Es un caso de terror el que las personas operan el negocio como persona física, y cuando el negocio no arranca o tiene deudas, se van contra el patrimonio de la persona”, explica Alejandro Basave. Es por ello que es importante separar el patrimonio familiar de lo que se tiene destinado a invertir en el negocio.
¿Cómo hacerlo? Hay varias formas. Entre éstas el tener abrir una cuenta y tramitar una tarjeta de crédito para tu negocio. Pagarte un salario también va a ayudar a separar tus finanzas. Si no estás separando estos dos aspectos de tu vida, siempre es momento de recapitular.
Analiza tus cuentas y rastrea los pagos que has hecho desde tus cuentas personales y corrígelo en los libros de la empresa para que no se vayan a registrar erróneamente como ingresos, recomienda Startup Nation, un sitio que se dedica a dar consejos, sobre todo a empresarios y emprendedores.
Registra tus intangibles
Tu empresa no sólo vale por la maquinaria, inmuebles, o en general por los activos físicos que tenga, sino también por los intangibles. Éstos son tu marca, eslogan, nombre comercial, invento, diseño, mejora a algún proceso, o en general, cualquier bien de este tipo que hayas generado para tu compañía.
“Son aquellos activos no monetarios identificables, sin sustancia física, que generarán beneficios económicos futuros controlados por la empresa”, según explica un documento del Colegio de Contadores Públicos.
Los empresarios –que exportan, principalmente– se suelen dar cuenta de lo importante que es proteger sus activos de propiedad intelectual cuando ya es demasiado tarde, ya se enfrentaron a imitadores y falsificadores o cuando son acusados de violar derechos de terceros, señala Esteban Burrone, consultor de la Organización Mundial de la Propiedad Intelectual en un estudio publicado en su revista.
Así, es necesario registrar todos los activos relacionados con la compañía ante el Instituto Mexicano de la Propiedad Industrial. Por desgracia, no sólo se trata de registrarlo, sino de hacerlo bien, porque un mal registro también puede poner en riesgo esta clase de activos, así que la recomendación es que te acerques a un especialista para hacerlo.
Cuida tus ideas
Si eres emprendedor y estás arrancando una empresa seguramente estás también buscando dinero para hacerlo. Una de las alternativas es obtenerlo a través de algún inversionista. La recomendación para cuando estés buscando fondos, es que te protejas con un convenio de confidencialidad (NDA, por sus siglas en inglés).
“Éste permite que un emprendedor pueda platicar su idea con tranquilidad a posibles inversionistas, ya que protege la información sensible del negocio contra un tercero que la quiera utilizar en perjuicio suyo”, asegura Luis Donaldo Colosio, director financiero de Komenko.
Otra recomendación es que evites usar machotes de contratos por internet.
“Es un tema muy recurrente y muchas veces sale peor. Sobre todo sucede con los más jóvenes. El problema es que se convierte en algo peligroso cuando se trata de servicios jurídicos”, explica Basave.
Al despacho han llegado casos de contratos firmados en México, pero bajo la legislación de otro país, todo porque el empresario descargó una plantilla de internet.
“Cuando hay un problema y se quieren proteger con el contrato que firmaron y supuestamente les iba a brindar protección, resulta que éste es inoperante porque las leyes no son de México”, asegura Luis Donaldo. Los contratos deben ser hechos a la medida de las necesidades de la empresa.
Ojo con la protección de datos
Esto aplica para las empresas que recaban información de terceros. Ya existen multas por un mal manejo de datos, así que es muy importante que exista este aviso de privacidad en el caso de que sea necesario.
“Aplica desde un consultorio dental donde le piden a sus clientes llenar un formulario hasta una pizzería a domicilio”, explica Alejandro. Es necesario que si tú manejas este tipo de información lo hagas de la forma correcta para evitar sanciones.
